Вся правда о совещаниях: исследования эффективности и советы по оптимизации

Совещание – одна из самых привычных и распространенных форм делового общения коллектива компании. Сотрудники собираются вместе, отчитываются о работе, обмениваются идеями, вырабатывают решения. Но что говорит об этом статистика?

• Менеджеры различных уровней проводят от 25% до 80% своего времени на совещаниях, и часто для них это основной фактор временных затрат;
• Только 27% совещаний завершаются в течение 1 часа, остальные 73% длятся от 1 до 4 часов;
• Эффективность самих совещаний, по оценкам участников, колеблется в диапазоне от 33% до 47%, обсуждения проходят непродуктивно и не оправдывают их ожиданий;
• Почти 2/3 совещаний посвящены решению различного рода конфликтов и достижению согласия группы и только 4% – обсуждению новых идей;

Компании расходуют на совещания от 7% до 15% бюджета на персонал. Помимо прямых расходов, могут быть также и скрытые, связанные с падением мотивации сотрудников, утраты доверия и снижения продуктивности.

«Многие совещания имеют эффект домино. 15 человек, которые участвовали во встрече могут повлиять на работу 300 человек, которые  будут обсуждать весь день или всю неделю то, что происходило на совещании».
~Michael Doyle and Peter Strauss
«How to Make Meetings Work!»

Итак, исследования показывают, что в большинстве случаев совещания неэффективны, требуют больших затрат времени, усилий и стоят слишком дорого. При этом их количество неуклонно растет вместе с популярностью таких форматов как телеконференции и виртуальные совещания. Эти тенденции создают еще одну статью расходов – затраты на использование дополнительных технических средств.

Несмотря на это, развитие навыков проведения совещаний редко закладывается в планы обучения компаний. Одна из причин заключается в том, что очевидные вещи не всегда привлекают внимание. Немногие задаются вопросами: «Сколько мы тратим времени и средств на наши совещания? И насколько они продуктивны? А есть ли способы сократить затраты и повысить их эффективность?».

Конечно, одним из вариантов всегда может быть сокращение самого количества митингов. Действительно, иногда важно критически оценить необходимость совещания по тому или иному поводу, так как это экономит много времени.

Либо руководство компании может увеличить продуктивность и скорость совещаний за счёт обучения. В этом случае для изменений в поведении персонала необходимо учесть три ключевых фактора:

• Мотивация участников. Сами сотрудники не всегда видят смысл менять привычные способы проведения совещаний. Программа должна наглядно показывать, как изменения в текущем поведении повышают эффективность бизнес-процессов.
• Четкие и понятные инструменты. Чем проще применять тот или иной алгоритм, тем выше вероятность того, что сотрудники будут использовать его в повседневной деятельности.
• Возможность практики. В Интернете каждый человек может найти большое количество теоретической информации об эффективном проведении совещаний. Задача обучающего мероприятия – сформировать навык, который участники будут применять автоматически.

Все эти факторы учтены в нашей новинке – бизнес-симуляции «Тайна Девоншира».

Участники погружаются в атмосферу Англии 20-х годов прошлого века. Они – детективы, криминалисты и констебли, их задача – расследовать убийство и кражу фамильной драгоценности. Времени очень мало, но нужно успеть сопоставить всю имеющуюся информацию и в результате сообщить имя виновного и его мотив. Нестандартная игровая задача вовлекает сотрудников, и они азартно начинают анализировать факты, обмениваться данными и приходить к общим решениям.

Несмотря на отвлеченный сюжет, в игре заложены все компетенции, которые необходимы для эффективного проведения совещаний: достижение цели командой, коммуникация и обмен информацией, управление временем. «Тайна Девоншира» относится к разряду бизнес-тренажеров, который дает участникам возможность уже в процессе мероприятия увидеть свои слабые стороны и усовершенствовать их. Перед началом бизнес-симуляции группа получает алгоритм эффективного проведения совещания, а сам игровой процесс разбит на 3 сессии, между которыми тренер дает обратную связь и советы по развитию навыка. Учитывая все обсуждения и полученный опыт, уже к концу мероприятия сотрудники видят повышение продуктивности своих обсуждений.

В результате игры участники смогут на увлекательном сюжете актуализировать для себя и усовершенствовать такие компетенции как:

• достижение цели командой;
• управление временем;
• взаимодействие и коммуникация в команде;
• управление ресурсами;
• лидерство;
• структурированное мышление;
• обмен информацией;
• кросс-функциональное взаимодействие.

Хотите обсудить условия проведения игры?

Свяжитесь с консультантом aGame!